Der neue Dokumenten-Freigabe-Workflow im eQMS
Mit der neuen Workflow-Systematik wird die Bearbeitung und Freigabe Ihrer Dokumente zukünftig noch besser visualisiert und automatisiert. Mit der QM-Software eQMS können Sie nicht nur Ihre Freigaben individuell verwalten, sondern auch Ihre Prozesse. Qualitätsmanagement-Beauftragte werden dank des neuen Workflowmanagements entlastet. Alle Beteiligten werden per Mausklick über anstehende Aufgaben per E-Mail informiert. Die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von QM-Dokumenten erfolgt nach individueller Definition von Teilschritten.
Definieren Sie den Workflow nach Ihren Anforderungen
Dank individueller Konfigurationsmöglichkeiten entscheiden Sie, wie viele Teilschritte ein Dokument durchlaufen soll und ob es nach erteilter Freigabe automatisch veröffentlicht wird.
- Flexible Definition der Beteiligten über den Reiter "Berechtigungen"
- Individuell definierbare Anzahl von Prüf- und Freigabe-Schritten
- Freie Definition von Aktionen, die zwischen einzelnen Teilschritten durchgeführt werden müssen
- Mögliche Aktionen u.a. Freigaben, Prüfungen, Kommentare, Lesebestätigungen
- Möglichkeit, zu vorher festgelegten Teilschritten zu springen: zum Beispiel Veröffentlichung, nachdem Verantwortliche drei Wochen Zeit zum Lesen des Dokumentes hatten
- Beliebig viele Entwurfsfassungen des Dokumentes
Detaillierte Rechteverwaltung
Sie entscheiden, welcher Nutzer einen Prozess zur Freigabe senden oder selbst Freigaben erteilen darf. Berechtigungen können nachträglich angepasst werden. Zugriffsberechtigungen wie "Lesen" oder "Bearbeiten" können Nutzern individuell zugewiesen werden.
Schnelle Abläufe und mehr Transparenz
Binden Sie mit der neuen Workflow-Funktion relevante Mitarbeiter aktiv in die Freigabe Ihrer Unternehmensinhalte ein.
Prozesse werden automatisiert abgebildet. Dank der übersichtlichen Darstellung können Sie den Status eines Dokumentes, den aktuellen Arbeitsschritt und Änderungen zügig erfassen.
Nachdem Sie Ihren Dokumenten den relevanten Workflow zugeordnet haben, profitieren Sie von automatisierten Abläufen:
- Automatische Veröffentlichung Ihrer Dokumente
- Automatischer Versand von Aufgaben an die richtigen Personen
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung der Beteiligten inkl. Erinnerungsfunktion
- Automatische Archivierung des alten Dokumentes
- Ausführliche Änderungshistorie eines Dokumentes
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