Dokumenten-Workflow
Optimierung der freigegebenen und versionierten Prozessdokumentation
Dokumenten-Workflow
Mit der neuen Workflow-Systematik wird die Bearbeitung und Freigabe Ihrer Dokumente zukünftig noch besser visualisiert und automatisiert. Verwalten Sie mit der QM-Software eQMS Ihre Freigaben individuell. Qualitätsmanagement-Beauftragte werden dank des neuen Workflowmanagements entlastet. Alle Beteiligten werden per Mausklick über anstehende Aufgaben per E-Mail informiert. Die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von QM-Dokumenten erfolgt nach individueller Definition von Teilschritten.
Definieren Sie den Workflow nach Ihren Anforderungen
Dank individueller Konfigurationsmöglichkeiten entscheiden Sie, wie viele Teilschritte ein Dokument durchlaufen soll und ob es nach erteilter Freigabe automatisch veröffentlicht wird. Durch den Wizard können Freigabeworkflows gleichzeitig mit der Erstellung eines Dokuments angelegt und ausgewählt werden.
- Flexible Definition der Beteiligten über den Reiter „Berechtigungen“
- Individuell definierbare Anzahl von Prüf- und Freigabe-Schritten
- Freie Definition von Aktionen, die zwischen einzelnen Teilschritten durchgeführt werden müssen
- Mögliche Aktionen u.a. Freigaben, Prüfungen, Kommentare, Lesebestätigungen
- Möglichkeit, zu vorher festgelegten Teilschritten zu springen: zum Beispiel Veröffentlichung, nachdem Verantwortliche drei Wochen Zeit zum Lesen des Dokumentes hatten
- Beliebig viele Entwurfsfassungen des Dokumentes
Detaillierte Rechteverwaltung
Sie entscheiden, welcher Nutzer einen Prozess zur Freigabe senden oder selbst Freigaben erteilen darf. Berechtigungen können nachträglich angepasst werden. Zugriffsberechtigungen wie „Lesen“ oder „Bearbeiten“ können Nutzern individuell zugewiesen werden.
Berechtigungen können auch automatisch entsprechend der Verknüpfungen des Dokumentes zu Bereichen verwendet werden. Dadurch kann man einen Workflow in verschiedenen Bereichen einsetzen mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen. Das spart Zeit.
Schnelle Abläufe und mehr Transparenz
Binden Sie mit der neuen Workflow-Funktion relevante Mitarbeiter aktiv in die Freigabe Ihrer Unternehmensinhalte ein.
Prozesse werden automatisiert abgebildet. Dank der übersichtlichen Darstellung können Sie den Status eines Dokumentes, den aktuellen Arbeitsschritt und Änderungen zügig erfassen.
Nachdem Sie Ihren Dokumenten den relevanten Workflow zugeordnet haben, profitieren Sie von automatisierten Abläufen:
- Automatische Veröffentlichung Ihrer Dokumente
- Automatischer Versand von Aufgaben an die richtigen Personen
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung der Beteiligte
- Automatische Archivierung des alten Dokumentes
- Ausführliche Änderungshistorie eines Dokumentes während des Freigabeworkflows
Wir sind für Sie da!
Bei Fragen rund um den Umgang mit dem eQMS sind wir für Sie da.
Nutzen Sie dafür die Chat-Funktion auf unserer Webseite, rufen uns an oder kontaktieren Sie uns per Mail.
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