QM-Dokumentation
Kostenfreie Gliederungen für ISO 9001, ISO 13485
Dokumentierte Information übersichtlich organisieren
Die QM-Dokumentation ist die Basis für Ihr QM-System und ein Nachweis für die Umsetzung der Qualitätspolitik. Sie wird von berechtigten Mitarbeitern als Nachschlagewerk für alle wichtigen Qualitätsfragen genutzt. Im eQMS stellen Sie alle nötigen Inhalte der QM-Dokumentation an zentraler Stelle zur Verfügung, wie z.B. das QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen oder Formulare und Checklisten.
Bequeme Erstellung der QM-Dokumentation
Neue QM-Dokumente erstellen Sie komfortabel direkt im eQMS mit dem integrierten Text-Editor oder Ihrer gewohnten Textverarbeitung. Besitzen Sie bereits ein fertiges QM-System bzw. eine fertiges Qualitätsmanagement-Handbuch z.B. im Word-Format, laden Sie dieses in das eQMS und übernehmen sämtliche Revisionsnummern. Auf Wunsch übernehmen auch wir den Massen-Import der Dokumente in Ihre neue QM-Software.
Zuordnung zu Prozessarten und Abteilungen
Im eQMS stehen Ihnen umfangreiche Verknüpfungsoptionen für Dokumente zur Verfügung. Wählen Sie z.B. einen der Prozesstypen wie Kernprozesse, Unterstützende Prozesse oder Managementprozesse. Somit können Sie sich später alle Dokumente einer Prozessart übersichtlich darstellen lassen.
Verlinken Sie weiterhin ein Dokument mit der zugehörigen Organisationseinheit der Firmenstruktur, wie dem Controlling. Die Standardeinstellung im eQMS ermöglicht es dann, dass nur Mitarbeiter aus dem Controlling Zugriff auf das Dokument haben. Abweichende individuelle Einstellungen sind mit der Software einfach möglich.
Mitgeltende Unterlagen zuordnen
Im eQMS können Sie jedem Dokument mitgeltende Unterlagen zuordnen. Bei einer Prozessbeschreibung sind das z.B. Verweise auf andere Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Formulare oder Normen. Durch die Verknüpfungen behalten Sie stets den Überblick über die Anlagen von Dokumenten. Darüber hinaus finden die Mitarbeiter über die Verweise schnell und einfach die prozessbegleitenden Dokumente des QM-Handbuchs und können so die darin beschriebenen wichtigen Regelungen berücksichtigen.
Vorlagen für Gliederungen, z.B. nach ISO 9001, ISO 13485
Die QM-Dokumente im eQMS können in eine oder mehrere Gliederungen einsortiert werden. Damit Sie Ihr QM-Handbuch zügig aufbauen können, bietet Ihnen die Qualitätsmanagement Software Vorlagen für verschiedene Gliederungen.
- DIN EN ISO 9001
- DIN EN ISO 13485
- DIN EN ISO 17025
- DIN EN ISO 14001
- DIN EN ISO 50001
- IATF 16949
- u.v.m.
Mit wenigen Klicks können Sie die benötigte Gliederung auf Ihre Dokumentenstruktur anwenden. Bei Bedarf können Sie die Gliederungen anschließend noch individuell anpassen.
Indem Sie das eQMS mieten, sparen Sie hohe Kosten für die Anschaffung einer Software. Ausgezeichneter Support, regelmäßige Updates und viele Module.
Mehrfachzuordnung von Dokumenten
Ein Dokument kann im eQMS mehreren Gliederungspunkten gleichzeitig zugeordnet sein. So können Sie z.B. eine Prozessbeschreibung zur Wareneingangskontrolle sowohl mit der Abteilung „Lager“ als auch dem Kapitel „8.4“ der ISO 9001 verknüpfen. Die zugehörigen Dokumente werden zu diesem Zwecke mehrfach zugeordnet und redundanzfrei gespeichert.
Die Mehrfachzuordnung ermöglicht, dass den Qualitätsbeauftragten und Auditoren die Dokumente in der Gliederung entsprechend des Regelwerkes angeboten werden können. Somit können sie die Einhaltung der Norm optimal prüfen. Den Mitarbeitern dagegen werden relevante Dokumente anhand der Organisationsstruktur dargestellt. Dadurch haben sie stets den Überblick, welche Dokumente für die eigene Abteilung von Bedeutung sind.
Alle firmenrelevanten Normen verwalten
Bei Bedarf können auch verschiedene Normen, Anforderungskataloge und gesetzlichen Vorgaben in einem QM-System gleichzeitig berücksichtigt werden. Mit dem eQMS ist es z.B. möglich, gleichzeitig die Strukturen nach ISO 9001, dem QMS der Apothekenkammer oder der Apothekenbetriebsordnung zu etablieren.
Deckungsgleiche Dokumente werden dafür im eQMS einmal zentral gespeichert und können mehrfach mit den verschiedenen Normen verknüpft werden. Dies reduziert eine große Dokumentenmenge auf ein übersichtliches Maß und lässt Zusammenhänge besser erkennen.
Dateien schnell finden
Zum Auffinden von relevanten Dokumenten stehen Ihnen im eQMS verschiedene Wege zur Auswahl. Neben dem gewohnten Navigieren in der Verzeichnisstruktur bietet die Software auch eine komfortable Suchfunktion. Somit finden Sie alle Dokumente zum gesuchten Thema, auch wenn Sie nicht genau wissen, wo die Dokumente in der Ordnerstruktur abgelegt sind.
Weiterhin können Sie Dokumente auch mit Schlagworten (Tags) zusammenfassen und kategorisieren. Die Schlagworte werden bei der Suchanfrage berücksichtigt, wodurch sich die Trefferqualität verbessert und der Suchende auf einem Blick den Inhalt des Dokuments erfassen kann. Die weiteren Filterfunktionen beschleunigen den Abruf von gesuchten Inhalten.
Checklisten
Bei komplexen und wiederkehrenden Aufgaben im Qualitätsmanagement können die Checklisten im eQMS genutzt werden. Die selbst definierbaren Fragebögen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen werden einem Dokument zugeordnet und haben das Ziel, neue und erfahrene Mitarbeiter bei Routineaufgaben zu entlasten.
Somit unterstützen die Checklisten die Wiederholbarkeit von Prozess- und Ergebnisqualität. Die Ergebnisse der Fragebögen können weiterhin mit der Software dokumentiert und statistisch ausgewertet werden.
Rechtskataster aufbauen
Im Qualitätsmanagement müssen neben den Forderungen der Kunden auch relevante Gesetze und Verordnungen bekannt sein und mit dem QM-System vereint werden – wie z.B. das Arbeitsschutzgesetz oder die Betriebssicherheitsverordnung. Hierfür eignet sich ein Gesetzeskataster, welches Sie mit dem eQMS einfach erstellen können.
In der Datenbank stellen Sie aktuelle gesetzliche Vorgaben zusammen, die speziell für Ihr Unternehmen notwendig und in Audits vorzeigbar sind. Mit der Lösung können Ihre Mitarbeiter jederzeit auf das Rechtskataster zugreifen und es entfällt das Pflegen einer separaten Liste der Gesetze. Besonders zeitsparend ist die intelligente Aktualisierungs-Funktion – damit sind die Vorschriften im eQMS immer auf aktuellen Stand.
Organigramme, Ablaufdiagramme und Flussdiagramme
Importieren Sie Ihre Diagramme aus MS Visio oder modellieren Sie neue Prozesse direkt im eQMS. Verknüpfen Sie die Elemente beliebig mit Dokumenten Ihrer QM-Dokumentation im eQMS.
Erstellen Sie beispielsweise ein Organigramm Ihres Unternehmens. Die grafische Darstellung Ihrer Aufbauorganisation hilft auf einem Blick zu erkennen, wer für welche Tätigkeiten verantwortlich ist. So kennt jeder seine Rolle und Funktion im Unternehmen. Das integrierte Organigramm ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern den direkten Zugriff auf Personen oder Abteilungen und eine Übersicht aller zugehörigen Dokumenten. So haben Sie und Ihre Mitarbeiter die relevanten Dokumente immer schnell zur Hand.
Ein weiterer Einsatzbereich ist die anschauliche Darstellung einer Prozessbeschreibungen als Flussdiagramm. Das Flowchart ist die grafische Abbildung einer Arbeitsanweisung, bei der eine Person involviert ist oder die Abbildung einer Verfahrensbeschreibung, bei der mehr als zwei Personen beteiligt sind. Sie erhalten damit eine übersichtliche Prozesslandschaft, die Ihnen dabei hilft, Prozesse und Wechselwirkungen zu analysieren und zu optimieren. Ebenso erleichtert es Ihnen die Planung und Organisation Ihrer Prozesse. Flowcharts sind eine ideale Basis, um neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten.
Sämtliche Prozess-Elemente und Symbole der Flussdiagramme (z.B. Start/Ende, Prozessschritt oder Abfrage) können mit Bereichen und Dokumenten im eQMS verknüpft werden. Stellen Sie auf diese Weise z.B. eine Verbindung zwischen Ihrem Prozessdiagramm und den detaillierteren Arbeitsanweisungen her.
Wir sind für Sie da!
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