Dokumentierte Information übersichtlich organisieren

Die QM-Dokumentation ist die Basis für Ihr QM-System und ein Nachweis für die Umsetzung der Qualitätspolitik. Sie wird von berechtigten Mitarbeitern als Nachschlagewerk für alle wichtigen Qualitätsfragen genutzt. Im eQMS stellen Sie alle nötigen Inhalte der QM-Dokumentation an zentraler Stelle zur Verfügung, wie z.B. das QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen oder Formulare und Checklisten.

Bequeme Erstellung der QM-Dokumentation

Neue QM-Dokumente erstellen Sie komfortabel direkt im eQMS mit dem integrierten Text-Editor oder Ihrer gewohnten Textverarbeitung. Besitzen Sie bereits ein fertiges QM-System bzw. eine fertiges Qualitätsmanagement-Handbuch z.B. im Word-Format, laden Sie diese in das eQMS und übernehmen sämtliche Revisionsnummern. Auf Wunsch übernehmen auch wir den Massen-Import Ihrer Dokumente in die Software.

QM Dokumentation erstellen - neue oder vorhande Dokumentation z.B. Word einstellen, Qualitätsmanagement Software eQMS

Zuordnung zu Prozessarten und Abteilungen

Im eQMS stehen Ihnen umfangreiche Verknüpfungsoptionen für Dokumente zur Verfügung. Wählen Sie z.B. einen der Prozesstypen wie Kernprozesse, Unterstützende Prozesse oder Managementprozesse. Somit können Sie sich später alle Dokumente einer Prozessart übersichtlich darstellen lassen.

Verlinken Sie weiterhin ein Dokument mit der zugehörigen Organisationseinheit der Firmenstruktur, wie dem Controlling. Die Standardeinstellung im eQMS ermöglicht es dann, dass nur Mitarbeiter aus dem Controlling Zugriff auf das Dokument haben. Abweichende individuelle Einstellungen sind mit der Software einfach möglich.

Verknüpfung von Dokument mit Fachbereichen bzw. Abteilungen

Mitgeltende Unterlagen zuordnen

Im eQMS können Sie jedem Dokument mitgeltende Unterlagen zuordnen. Bei einer Prozessbeschreibung sind das z.B. Verweise auf andere Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Formulare oder Normen. Durch die Verknüpfungen behalten Sie stets den Überblick über die Anlagen von Dokumenten. Darüber hinaus finden die Mitarbeiter über die Verweise schnell und einfach die prozessbegleitenden Dokumente des QM-Handbuchs und können so die darin beschriebenen wichtigen Regelungen berücksichtigen.

Einem QM-Dokument mitgeltende Unterlagen als Anhang zuordnen

Vorlagen für Gliederungen, z.B. nach ISO 9001

Die QM-Dokumente im eQMS können in eine oder mehrere Gliederungen einsortiert werden. Damit Sie Ihr QM-Handbuch zügig aufbauen können, bietet Ihnen das eQMS Vorlagen für verschiedene Gliederungen. Mit wenigen Klicks können Sie z.B. die Gliederung nach der Norm ISO 9001 oder 13485 als Vorlage für Ihre Dokumentenstruktur verwenden. Bei Bedarf können Sie die Gliederungen anschließend noch individuell anpassen.

Vorlagen für Gliederungen z.B. nach ISO 9001 können aus einer Vorlage übernommen werden, Qualitätsmanagement Software eQMS

Mehrfachzuordnung von Dokumenten

Ein Dokument kann im eQMS mehreren Gliederungspunkten gleichzeitig zugeordnet sein. So können Sie z.B. eine Prozessbeschreibung zur Wareneingangskontrolle sowohl mit der Abteilung „Lager“ als auch dem Kapitel „8.4“ der ISO 9001 verknüpfen. Die zugehörigen Dokumente werden zu diesem Zwecke mehrfach zugeordnet und redundanzfrei gespeichert.

Die Mehrfachzuordnung ermöglicht, dass den Qualitätsbeauftragten und Auditoren die Dokumente in der Gliederung entsprechend des Regelwerkes angeboten werden können. Somit können sie die Einhaltung der Norm optimal prüfen. Den Mitarbeitern dagegen werden relevante Dokumente anhand der Organisationsstruktur dargestellt. Dadurch haben sie stets den Überblick, welche Dokumente für die eigene Abteilung von Bedeutung sind.

Ein Dokument verschiedenen Gliederungen zuordnen, Qualitätsmanagement Software eQMS

Alle firmenrelevanten Normen verwalten

Bei Bedarf können auch verschiedene Normen, Anforderungskataloge und gesetzlichen Vorgaben in einem QM-System gleichzeitig berücksichtigt werden. Mit dem eQMS ist es z.B. möglich, gleichzeitig die Strukturen nach ISO 9001, dem QMS der Apothekenkammer oder der Apothekenbetriebsordnung zu etablieren.

Deckungsgleiche Dokumente werden dafür im eQMS einmal zentral gespeichert und können mehrfach mit den verschiedenen Normen verknüpft werden. Dies reduziert eine große Dokumentenmenge auf ein übersichtliches Maß und lässt Zusammenhänge besser erkennen.

Ein Dokument verschiedenen Normen und QM-Systemen zuordnen, Qualitätsmanagement Software eQMS

Checklisten

Bei komplexen und wiederkehrenden Aufgaben im Qualitätsmanagement können die Checklisten im eQMS genutzt werden. Die selbst definierbaren Fragebögen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen werden einem Dokument zugeordnet und haben das Ziel, neue und erfahrene Mitarbeiter bei Routineaufgaben zu entlasten.

Somit unterstützen die Checklisten die Wiederholbarkeit von Prozess- und Ergebnisqualität. Die Ergebnisse der Fragebögen können weiterhin mit der Software dokumentiert und statistisch ausgewertet werden.

Checklisten für das Qualitätsmanagement erstellen und Ergebnisse dokumentieren

Rechtskataster aufbauen

Im Qualitätsmanagement müssen neben den Forderungen der Kunden auch relevante Gesetze und Verordnungen bekannt sein und mit dem QM-System vereint werden - wie z.B. das Arbeitsschutzgesetz oder die Betriebssicherheitsverordnung. Hierfür eignet sich ein Gesetzeskataster, welches Sie mit dem eQMS einfach erstellen können.

In der Datenbank stellen Sie aktuelle gesetzliche Vorgaben zusammen, die speziell für Ihr Unternehmen notwendig und in Audits vorzeigbar sind. Mit der Lösung können Ihre Mitarbeiter jederzeit auf das Rechtskataster zugreifen und es entfällt das Pflegen einer separaten Liste der Gesetze.

Wichtige normativen Regelungen im Rechtskataster managen

Demnächst: Organigramme, Ablaufdiagramme und Mindmaps

Demnächst können Sie direkt im eQMS Organigramme erstellen. Die grafische Darstellung Ihrer Aufbauorganisation hilft auf einem Blick zu erkennen, wer für welche Tätigkeiten verantwortlich ist. So kennt jeder seine Rolle und Funktion im Unternehmen.

Weiterhin wird es zukünftig möglich sein, Prozessbeschreibungen als Ablaufdiagramme darzustellen. Dies ermöglicht z.B. die Abbildung einer Arbeitsanweisung, bei der eine Person involviert ist oder die Abbildung einer Verfahrensbeschreibung, bei der mehr als zwei Personen beteiligt sind. Sie erhalten damit eine übersichtliche Prozesslandschaft, die dabei hilft Prozesse und Wechselwirkungen zu analysieren und zu optimieren. Das Flow-Chart ist weiterhin eine ideale Basis, um neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten.

Mit der ebenso bald verfügbaren Mindmap-Funktion, steht Ihnen ein weiteres Arbeitsmittel für Planung und Organisation zur Auswahl.

Organigramme zur Darstellung der Aufbauorganisation, eQMS Qualitätsmanagement Software
Prozesse als Ablaufdiagramm darstellen, z.B. Arbeitsanweisung, Verfahrensbeschreibung oder Prozesslandschaft, eQMS Qualitätsmanagement Software