Normgerecht und immer auf Stand

Zahlreiche Normen wie die ISO 9001, ISO 13485, ISO 14001 und die ISO 50001 fordern, dass die zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllt werden müssen. In der Sprache der ISO 9001 heißt es, dass der regulatorische „Kontext der Organisation“ ermittelt und gesetzliche Anforderungen „bestimmt, verstanden und beständig erfüllt“ werden müssen*. Das eQMS Rechtskataster unterstützt Sie dabei den Überblick zu behalten und Ihr Register regelmäßig zeitsparend zu aktualisieren.

Individuelle Rechtskataster anlegen

Im eQMS können Sie unbegrenzt viele Rechtskataster anlegen und nach Rechtsbereichen gruppieren, wie z.B. Arbeitsschutz, Umweltschutz oder Produktrecht. Dies erleichtert den Überblick bei der häufig unüberschaubaren Anzahl an Vorschriften, die zu beachten sind. Die Rechtskataster füllen Sie anschließend mit den konkreten Rechtstiteln. Dabei unterstützt Sie die Recherchefunktion.

Zusammenfasssung aller Rechtsvorschriften im Rechtskataster

Relevante Gesetze recherchieren und auswählen

Nahezu das gesamte aktuelle Bundesrecht ist im eQMS hinterlegt. Das sind über 6000 Einträge. Unter anderem sind folgenden Vorschriften enthalten: Arbeitsschutzgesetz, Medizinproduktegesetz und Energiewirtschaftsgesetz.

Damit Sie aus der Vielzahl an Gesetzen und Rechtsverordnungen, die für Sie relevanten finden, sind alle Einträge durchsuch- und sortierbar. Nach der Recherche können Sie die für ihr Unternehmen erforderlichen Regularien per Mausklick ins individuelle Rechtskataster übernehmen. Darüber hinaus können Sie auch Titel mit Links auf weitere Veröffentlichungen erfassen, wie z.B. Unfallverhütungsvorschriften (DGUV Vorschriften), DIN-Normen oder EU-Richtlinien.

Vorschriften recherchieren und ins eQMS einfügen

Kurzübersicht der Inhalte

Zu jedem Eintrag wird automatisch eine praktische Kurzübersicht zur Vorschrift eingefügt. Dazu gehören das Datum der letzten Gesetzes-Änderung, das Inkrafttreten und das Inhaltsverzeichnis des Gesetzes bzw. der Verordnung. Über das Inhaltsverzeichnis haben Sie außerdem Zugang zum Volltext des Eintrages und sparen somit Zeit beim Nachschlagen der relevanten Paragraphen.

Sie können außerdem weitere Zusatzinformationen hinterlegen, wie Compliance Beauftragte, Verantwortliche Personen, zuständige Abteilungen oder konkrete Funktionsträger wie z.B. den Namen des Sicherheitsbeauftragten bei der Medizinprodukte-Sicherheitsplanverordnung.

Stand, Gültigkeit und Inhaltsverzeichnis des Eintrags

Pflichten im Blick

In einer vordefinierten Tabelle erfassen Sie die relevanten Passagen, notieren die daraus resultierenden Unternehmenspflichten und leiten alle notwendigen Maßnahmen ab. Hier wird notwendiger Handlungsbedarf sofort deutlich.

Darüber hinaus protokollieren Sie den genauen Umsetzungsstand aller ermittelten Pflichten. Somit hilft das Rechtskataster des eQMS Aufgaben transparent darzustellen und regulatorische Pflichten einzuhalten.

Relevante Inhalte und Rechtspflichten zum Rechtseintrag

Aktualität überprüfen

Die Rechtssituation ändert sich kontinuierlich und dennoch in unregelmäßigen Abständen. Relativ selten werden dabei Themenbereiche in völlig neuen Gesetzen oder Verordnungen geregelt. In der Regel werden bestehende Publikationen geändert. Für diesen Standardfall zeigt das eQMS auf Knopfdruck an, welche Veröffentlichungen geändert wurden und ob die im Rechtskataster verwendeten Versionen aktuell oder veraltet sind.

Prüfung auf Aktualität der Einträge im eQMS Rechskatster

Vorab informiert über künftige Ereignisse

Bei der Prüfung werden Ihnen auch Einträge mit dem Hinweis „zu prüfen“ markiert, die momentan noch nicht zu beachten sind, sondern erst in Zukunft in Kraft treten werden. Dieses Wissen können Sie in Ihr Risikomanagement bzw. Ihren risikobasierten Ansatz einfließen lassen, denn aus jeder kommenden gesetzlichen Änderung können sich Chancen oder auch Risiken ergeben.

Möglicherweise dürfen Sie ein Produkt nach dem Inkrafttreten eines neuen Gesetzes nicht mehr anbieten oder nur mit höheren Anforderungen. In diesen Fällen ist es umso besser, je eher Sie darüber Bescheid wissen, um rechtzeitig Einfluss nehmen zu können. Die Aktualitäts-Überprüfung im eQMS bietet Ihnen hierfür wichtige Hinweise, die Sie in Ihre Risikobetrachtung aufnehmen können.

Anzeige von Gesetzen, die in Zukunft Gültigkeit erlangen

Aktualisierung mit einem Klick

Sie haben bei der automatischen Aktualitäts-Prüfung mit dem eQMS festgesellt, dass unternehmensrelevante Gesetze geändert wurden? In diesem Fall wird Ihnen die intelligente Aktualisierungs-Funktion angeboten. Nach Ihrer Bestätigung per Mausklick ist der ausgewählte Eintrag an die Änderungen der Rechtsvorschriften angepasst. Die veraltete Version wird für Rückverfolgungszwecke automatisch im Archiv abgelegt. So einfach ist es, Ihr Rechtskataster aktuell zu halten.

Per Mausklick kann das veraltete Arbeitszeitgesetz aktualsiert werden

Protokoll und Lesebestätigung

Von jeder Aktualitäts-Überprüfung wird ein Protokoll ausgestellt, welches Sie als Nachweisdokument für Ihre regelmäßige Überwachung abspeichern können.

Zu jedem Rechtskataster-Eintrag können Sie weiterhin definieren, welche Mitarbeiter dazu informiert werden sollen. Bei Änderungen der Gesetze erhalten diese Personen eine Nachricht, welche als „gelesen“ markiert werden muss. Somit sind alle erforderlichen Stellen informiert und es kann der Nachweis erbracht werden, dass die Änderungen zur Kenntnis genommen wurden.

Protokoll darüber, dass Gesetzeseinträge gelesen wurden

Verknüpfungen und Querverweise

Das eQMS ist ein Dokumentenmanagement mit dem Sie z.B. Ihr QM-Handbuch und weitere QM-Dokumente verwalten können. Dies erlaubt Ihnen zu erklärungsbedürftigen Gesetzen auch weitere Unterlagen wie z.B. Schulungsunterlagen abzulegen, welche neue Mitarbeiter durcharbeiten können. Zusätzlich können auch Teilnahmebescheinigungen als Wissensnachweise verknüpft werden, wenn ein Seminar erfolgreich abgeschlossen wurde.

Link zur ISO 13485 sowie zur Schulung vom Medizinproduktebetreiberverordnung

Im Audit auskunftsfähig

Gerade im Rahmen einer Zertifizierung will der Auditor wissen, ob die derzeit anwendbaren Regularien ermittelt wurden, auf dem aktuellen Stand sind und bei den betreffenden Mitarbeitern bekannt sind. All diese Informationen sind im eQMS Rechtskataster abgebildet. Hierfür können Sie dem Auditor einen speziellen Zugang im eQMS einrichten - mit klar definierten Berechtigungen. Alternativ können die Gesetze auch exportiert werden, z.B. als Excel-Tabelle. Die Rechtstexte mit sämtlichen Zusatzinformationen können weiterhin gedruckt oder als PDF abgespeichert werden.

Sämtliche Compliance Einträge können gedruckt werden

Preise: Einzeln oder im Paket

Das Rechtskataster ist im Preis der umfassenden Qualitätsmanagement Software eQMS inklusive. Die monatlichen Kosten für das Gesamtpaket können Sie mit unserem Preisrechner ermitteln. Falls Sie nur das Modul „Rechtskataster“ vom eQMS nutzen möchten, besteht die Möglichkeit eines deutlich vergünstigten Zugangs. Sprechen Sie uns an und nehmen Kontakt auf.

* Quellen: ISO 9001:2015: „4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes“ sowie „5.1.2 Kundenorientierung“