Funktionsübersicht

Funktionsliste mit wesentlichen Funktionen

Das eQMS bietet eine Vielzahl an Modulen und Funktionen. Die folgende Liste bietet eine Übersicht über die wesentlichen Funktionen der Software. Sollte eine für Sie wichtige Funktion fehlen, dann sprechen Sie uns darauf an. Möglicherweise ist die Funktion hier nicht aufgelistet oder wir können diese für Sie individuell umsetzen.

Darüber hinaus steht das eQMS in zwei Varianten zur Verfügung: für Einzelfirmen oder für Gruppen. Eine Beschreibung der Produktvariante für Verbände, Vereine und Unternehmensgruppen finden Sie auch unter Qualitätsmanagement für Verbände.

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Cloud- und Inhouse-Lösung

  • Schnelle und kostengünstige Inbetriebnahme des eQMS mit der Cloud-Lösung inkl. Backups, Support und Software-Updates. Standort des Cloud-Servers: Deutschland
  • Inhouse-Lösung des eQMS mit LDAP, Active Directory Anbindung. Voraussetzung für On Premise ist der Aufbau einer internen Serverinfrastruktur.

Integrierter Prozess-Editor

  • Schnelle Erstellung und einfacher Import von Flowcharts, Organigrammen oder Mindmaps.
  • QM-Dokumente per Mausklick mit Prozess-Elementen verknüpfen.
  • Unabhängig von MS Visio oder anderen lokal installierten Programmen arbeiten.

QM-Dokumentation, wie z.B. QM-Handbuch

  • Neue Dokumente entweder direkt mit dem integrierten Online-Text-Editor oder mit gewohnter Textverarbeitung im eQMS erstellen.
  • Vorhandene Office-Dokumente (z.B. Word) können hochgeladen und bearbeitet werden.
  • Importfunktion zum Hochladen der vorhandenen QM-Dokumentation. Bestehende Revisionsstände können per Mausklick übernommen werden.
  • Nutzung verschiedener Gliederungen gleichzeitig z.B. nach Organisationsstruktur, Regelwerk (z.B. ISO 9001, ISO 13485), Dokumententyp (z.B. Verfahrensanweisungen), Rechtskataster oder Gefahrstoffkataster.
  • Vorlagen für Gliederungsstrukturen z.B. gängige Normen und Regelwerke. Übernahme mit wenigen Klicks.
  • Mitgeltende Unterlagen: Für jeden Gliederungspunkt können Verknüpfungen zu anderen Gliederungspunkten hergestellt werden (z.B. Verknüpfung vom QM-Handbuch zu mitgeltenden Dokumenten wie Verfahrens- oder Prüfanweisungen).
  • Zuordnung von Verantwortungen zu Gliederungspunkten. So können Nutzer als „Hauptverantwortlich“, „Vertretung“ oder „Teammitglied“ den Gliederungspunkten zugeordnet werden.
  • Hinzufügen von Kürzeln und Bemerkungen zu Gliederungspunkten.
  • Suchfunktion für Dokumente.
  • Exportfunktion der Dokumentation.
  • Druckfunktionen für die Dokumentenlisten nach Gliederungen inkl. zahlreicher Optionen zur Darstellung.
  • Prozesslandschaft für Systemanalyse: Prozesse erfassen und unterscheiden nach Management-, Kern- oder unterstützenden Prozessen sowie übersichtlich darstellen.
  • Optional: Vorlagen für das QM-Handbuch.

Lenkungen von Dokumenten / dokumentierter Information

  • Dokumente schützen durch Lese- und Schreibberechtigungen und somit auch die Verteilung von Dokumenten regeln.
  • Es wird stets die aktuelle Version angeboten. Veraltete Versionen werden automatisch archiviert. Somit wird die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente verhindert.
  • Überwachung von Änderungen: Automatische Benachrichtigung und Erinnerung bei Aktualisierungen oder neuen Dokumenten.
  • Verfügbarkeit: Durch webbasierte Technik auch bei verteilten Firmenstandorten oder von unterwegs auf das eQMS zugreifen.
  • Anfordern von Lesebestätigungen individuell für Dokumente oder Nutzer.
  • Lesestatus der QM-Dokumentation: Gesamt und je Nutzer inkl. grafischer und detaillierter Auswertung.
  • Einstellbare Wiedervorlagen für Dokumente z.B. für notwendige Aktualisierungen.
  • Dokumente kennzeichnen als „geprüft“ und „freigegeben“.
  • Dokumente markieren als „Empfehlung“ oder „Pflicht“ sowie „gesperrt“ oder „in Bearbeitung“.
  • Protokollierung sämtlicher Vorgänge und Eigenschaften, welche in den Dokumenteigenschaften angezeigt werden können wie z.B.: Revisionsstand, Bearbeitungsstatus, Erstellungstermin, Verfasser, Größe, Einstufung der Relevanz, Zuordnungen zu Gliederungen, Zugriffsrechte, Mitgeltende Unterlagen, Freigabe-, Prüfungs- und Änderungskommentare.

Freigabe-Workflow

  • Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von QM-Dokumenten erfolgt nach individueller Definition von Teilschritten eines Workflows.
  • Flexible Definition der beteiligten Mitarbeiter.
  • Eigenschaften eines Teilschrittes werden individuell konfiguriert, z.B. frei definierbare Anzahl von Prüf- und Freigabe-Schritten, die ein Dokument durchlaufen soll.
  • Anfordern von Lesebestätigungen, Freigaben, Prüfungen, Kommentaren für jeden Verantwortlichen eines Teilschrittes
  • Detaillierte Rechteverwaltung zur Vergabe von Berechtigungen wie "Lesen" oder "Bearbeiten".
  • QM-Dokumente ganz einfach dem relevanten Workflow zuordnen und von automatisierten Abläufen profitieren:
    • Automatische Veröffentlichung der Dokumente
    • Automatischer Versand von Aufgaben an die richtigen Personen
    • Automatische E-Mail-Benachrichtigung der Beteiligten inkl. Erinnerungsfunktion
    • Automatische Archivierung des alten Dokumentes
    • Ausführliche Änderungshistorie eines Dokumentes
  • Übersichtliche Darstellung des Workflows erleichtert das Erfassen des Dokumentenstatus, des aktuellen Arbeitsschrittes und aller Dokumentenänderungen.

Audit und Managementbewertung

  • Auditplanung inkl. Festlegung aller Bereiche mit jeweils Datum & Uhrzeit, Auditor, Bemerkungen, Teilnehmern sowie Dokumenten. Dabei wird der Nutzer durch Vorauswahl sowie automatische Vorschlagswerte unterstützt.
  • Statistik für die Auditplanung mit Anzeige der jeweils in den letzten drei Jahren auditierten Teilnehmer und Dokumente (inkl. Anzeige und Auswahlhilfe der bisher unberücksichtigten Teilnehmer/Dokumente).
  • Feststellungen und Beobachtungen erfassen und auswerten (z.B. Nummer, Datum, Art, Aufgrund, Durch, Dokument, Stichworte, Bereiche, Details & Ursachen).
  • Wurden Abweichungen festgestellt, können Maßnahmen zum Gegensteuern definiert werden (Korrekturmaßnahmen und -termine, Verantwortliche Personen, Wirksamkeit und Prüfung).
  • Auditbericht auf Knopfdruck (z.B. Berichtszeitraum, Auditor, Anlass, Regelwerk, Auditprogramm, Ergebnisse Dokumentenprüfung, Ergebnisse Prozessprüfung, Zusammenfassung, grafische Statistiken).
  • Für regelmäßige Bewertungen können zu jedem Dokument Checklisten / Fragebögen erstellt, genutzt und ausgewertet werden.

Lieferantenbewertung

  • Lieferantenbewertung nach vorgefertigten oder individuellen Bewertungsplänen.
  • Expressbewertung (mehrere Lieferanten gleichzeitig, nach Prüfplan für QM).
  • Auswertung und Analyse der Bewertungsergebnisse (nach Zeitraum, erreichter Prozentzahl, Produkten, Lieferanten, Bewertungsplänen).
  • Verwaltung der Lieferanten in einer umfangreichen Adressdatenbank.

Mess- und Prüfmittel, Technische Geräte und Medizinproduktebuch

  • Erfassung mit praxiserprobtem Formular. Eingabe verschiedener Werte möglich z.B. Identifikationsnummer, Verantwortlichkeit, Messbereich- und -genauigkeit, Externe/Interne Überwachung, Kalibrierung/Eichung/Kontrolle, Prüfinstitut (Datenbank), Prüfplan (Datenbank), Hersteller (Datenbank), Lieferant (Datenbank), Referenzmodell, Leihgerät, Archivierung.
  • Erfassung und Übersicht von Prüfterminen. Darstellung auch im Kalender inkl. Erinnerungen und Wiedervorlage.
  • Durchführung und Protokollierung von Prüfungen nach eigenen Prüfplänen.
  • Medizinproduktebuch mit Erfassung von Einweisungen, Prüfungen, Instandhaltungen, Störungen und Vorkommnissen (inkl. Belegen) gemäß §7 der Medizinproduktebetreiberverordnung.
  • Erfassung von Herstellern, Lieferanten und Prüfinstituten in der Adressdatenbank.

Schulungsplanung nach ISO 10015

  • Erfassung von eigenen Stellenprofilen, Haupt- und Teilaufgaben sowie Qualifikationen. Erfassung von Stellenprofilen, Haupt- und Teilaufgaben sowie Qualifikationen für die Mitglieder der Gruppenvariante.
  • Mitarbeiterentwicklungsplan (Schulungsmatrix) mit Übersicht der vorhandenen und geforderten Kompetenzen sowie die Anzeige des Schulungsbedarfes je Mitarbeiter.
  • Übersicht des Schulungsbedarfes je Qualifikation.
  • Ressourcenanalyse, um zu sehen wie viel Prozent ein Mitarbeiter das gesuchte Stellenprofil erfüllt und wo noch Schulungsbedarf besteht (z.B. Notwendigkeit einer Auffrischungsschulung).
  • Schulungsplanung mit einem Klick direkt aus der Ressourcenanalyse heraus erstellen.
  • Automatischer Schulungsplan mit allen wichtigen Angaben.
  • Nach erfolgter Schulung kann die Wirksamkeit der Schulung beim Mitarbeiter überprüft werden, indem er einen individuellen Fragebogen beantwortet.
  • Automatische Erstellung von Einarbeitungsplänen.

Rechtskataster

  • Unternehmensrelevante Gesetze auf einen Blick.
  • Individuelle Rechtskataster anlegen.
  • Kurzübersicht der Inhalte abrufbar.
  • Einfache Aktualitätsüberprüfung aller Gesetze per Mausklick.
  • Automatisierte Erstellung eines Protokolls als Nachweisdokument für regelmäßige Überwachung.
  • Rechtskataster-Einträge können mit Mitarbeitern oder Dokumenten verknüpft werden.
  • Automatische Lesebestätigung der Verantwortlichen bei Änderungen des Gesetzes anfordern.

Desinfektions- und Hygienemitteldatenbank

  • Einfache Auswahl der verwendeten Hygienemittel per Drag & Drop.
  • Anzeige von Sicherheitsdatenblättern, Betriebsanweisungen und Anwendungshinweisen.
  • Automatische Aktualisierung der Beschreibungen, Anwendungsbereiche, Zuordnungen, Hersteller und der Kategorien (z.B. Händedesinfektion) durch den eQMS Support.

Wissensmanagement & Kommunikation

  • Umfangreiches Fachlexikon zum Qualitätsmanagement. Einfaches Anlegen von neuen Begriffen.
  • Wissensaustausch und Problemlösungen im Forum organisieren und dokumentieren – sowohl für eigenes Unternehmen oder für Unternehmensgruppe.
  • Gedanken und Ideen als Notizen festhalten.
  • Linksammlung: Wichtige Internetseiten den Mitarbeitern gesammelt zur Verfügung stellen. Oder private Linklisten erstellen.
  • Fachliteratur-Datenbank: Erfassung, Verwaltung und Verleih von Büchern, Dokumenten und Zeitschriften usw.
  • Interne Nachrichten an Kollegen senden und auf Wunsch an E-Mail weiterleiten.
  • Mitteilung an alle Nutzer durch Qualitätsmanagementbeauftragten.
  • Hausmitteilungen direkt auf der Startseite.
  • Einstellmöglichkeit, welche Informationen zusätzlich per E-Mail zugestellt werden sollen.

Kalender

  • Kalender mit persönlicher Tages-, und Jahresansicht sowie Terminliste.
  • Überwachung: Monatskalender mit einer Übersicht der Termine aller Mitarbeiter.
  • Viele Termine werden automatisch in den Kalender eingetragen und angezeigt, wie z.B. Überwachungstermine.
  • Anzeige aller relevanten Informationen im eQMS z.B. Dokumentenänderungen.
  • Automatische Terminerinnerung per E-Mail.
  • Automatische Statistik nach Terminkategorie
  • Anpassbar: Individuell ein- und ausblendbare Kategorien.
  • Verwaltung von Aufgaben, inkl. Vergabe an andere Personen und Terminerinnerungen im Kalender.

Kontakte / Adressbuch

  • Adressübersicht mit umfangreichen Suchfunktionen.
  • Umfangreiche Eingabemöglichkeiten für Kontaktdaten, Kontoverbindung, Ansprechpartner inkl. Details, Produkte usw.
  • Je nach Adresstyp zusätzliche Felder z.B. für Kunden, Hersteller, Lieferanten, Verlage, Prüfinstitute.
  • Adressen teilen in der Variante für Gruppen.

Weitere hilfreiche Tools

  • QR Codes zum Scannen per Smartphone/Tablet mit dem eQMS erzeugen, z.B. schnelles Auffinden eines Gerätepasses im Bereich "Technische Geräte"
  • NACE - EAC Scope Suche: Branchen sind für eine Zertifizierung in EAC-Codes (ISO 14001) oder NACE-Codes (EMAS) unterteilt. Die Scope-Suche hilft dabei herauszufinden, wie die Codes miteinander verknüpft sind.
  • Anzeige von RSS Feeds z.B. für Rote-Hand-Briefe.
  • Logbuch aller Klicks im System, inkl. Filter nach Mitarbeiter und Zeitraum.
  • Statistiken für alle Bereiche des eQMS.
  • Anzeige von Vertragsdaten und Rechnungen für den schnellen Überblick.
  • Umfangreiche Hilfetexte zu den Bereichen im eQMS.

Spezielle Funktionen für Unternehmensgruppen, Kammern, Vereine & Verbände

  • Zugriff auf mehrere Firmen mit nur einem Benutzernamen & Passwort.
  • Dachorganisation kann den Mitgliedern eine einheitliche QM-Dokumentation anbieten und bestimmte Dokumente als „Pflicht“ oder „Empfehlung“ kennzeichnen. Die einzelnen Mitglieder können die QM-Dokumentation anpassen und erweitern. Pflichtdokumente der Dachorganisation werden allerdings vollautomatisch in die QM-Dokumentationen der Mitglieder übernommen.
  • Überblick über den Entwicklungsstand der QM-Systeme der Mitglieder durch: Anzeige der Anzahl der Auditjahrespläne je Mitglied.
  • Anzahl der Auditberichte je Mitglied.
  • Anzahl der Auditfeststellungen mit Unterscheidung nach Vorschlägen, Hinweisen und Abweichungen.
  • Anzahl und Details der Lieferantenbewertungen je Mitglied.
  • Gemeinsames Forum für alle Mitglieder der Gruppe.
  • Liste der Mitglieder inkl. Kontaktdaten.

Supportleistungen

  • Support per E-Mail, Antwort innerhalb von 24 h an Werktagen
  • Support per Chat oder Telefon (Festnetztarif) während der üblichen Bürozeiten
  • Individuelle Schulungen zum Umgang mit dem eQMS oder zum Thema Qualitätsmanagement
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