Definition
Das Managementsystem bietet eine Grundlage für eine konsequente und effektive Qualitätssicherung und hilft dabei, Kundenanforderungen zu erfüllen und die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten.
Bei der Einhaltung der ISO 9001 geht es nicht primär darum ein Zertifikat zu erhalten, sondern auch um die Verbesserung von Prozessen und um das Verstehen der Kundenbedürfnisse. Die Norm legt grundlegende Anforderungen fest, welche Unternehmen erfüllen müssen, um so ein effektives Qualitätsmanagementsystem zu implementieren. Dazu gehört unter anderem eine klare Definition der Verantwortlichkeiten und Befugnisse, eine systematische Überwachung und Analyse von Prozessen. Dies gilt für alle Arten von Branchen und Organisationen.
Ihre Vorteile durch eine ISO 9001 Zertifizierung
Eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 bringt den Unternehmen eine Menge an Vorteilen mit sich und sind zudem noch sehr vielfältig:
Die Zertifizierung des implementierten Qualitätsmanagementsystems steigert zum einen das Vertrauen potenzieller Kunden und zum anderen das allgemeine Ansehen des Unternehmens, da das Streben nach Qualität aufgezeigt wird.
Zudem können die strategischen Erfolgsfaktoren erweitert werden, da die Abläufe mehr Transparenz bieten und so die Mitarbeiter diese besser verstehen können und Einarbeitungen vereinfacht werden können.
Auch die Chancen im Wettbewerb werden durch die Erfüllung der Norm ISO 9001 erhöht. Ein Qualitätsmanagementsystem kann zudem helfen die Kundenzufriedenheit zu steigern, wodurch die Beziehung zu Bestandskunden verbessert und Neukunden gewonnen werden können.
Des Weiteren sorgen prozessorientierte Abläufe und Fehlervermeidungen für eine Reduzierung der Kosten. Es werden Kennzahlen eingeführt, was sowohl Potenziale als auch Verluste veranschaulicht. Durch die Steigerung der Qualität erhöht sich der Umsatz, was sich wiederum auf die Kundenzufriedenheit zurückzuführen lässt.
Allgemein wird die Produktivität erhöht und die Dauer für Prozesse verkürzt. Auch die neuen Systeme sorgen für eine ständige Verbesserung und Optimierung dieser, wodurch systematische Prozessabläufe vor doppelter Arbeit und Versäumnissen schützen.
Außerdem ist die ISO 9001-Zertifizierung in manchen Märkten und Branchen eine Voraussetzung, um an diesen überhaupt teilnehmen zu dürfen und macht somit den Zugang möglich. In anderen Bereichen, wo eine Zertifizierung eher selten ist, kann diese jedoch als Vorteil genutzt werden, um sich so vom Wettbewerb abzuheben.
Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Audits, die in Unternehmen durchgeführt werden müssen, da diese nach einer ISO 9001 Zertifizierung reduziert werden können oder sogar entfallen.
Ihre Vorteile durch eine ISO 9001 Zertifizierung
Wenn Unternehmen also ein Qualitätsmanagementsystem einführen möchten, um so eine Normkonformität zu erhalten, müssen diese den Prinzipien und Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 folgen. Die letzte Revision der Norm wurde im Jahr 2015 von der International Organization for Standardization (ISO) veröffentlicht, wodurch auch ihr Name zu Stande kommt. Dies brachte mehr Flexibilität mit sich, da die Norm für jedes Unternehmen oder Freiberufler einfach anzuwenden ist.
Die allgemeinen Anforderungen der Norm sind ein strukturiertes Unternehmen mit einem prozessorientiertem Ansatz und einer geplanten Aufbauorganisation. Die Grundsätze des Qualitätsmanagements, die grundlegend durch die Norm gefordert werden sind:
Planung & Dokumentation
Internes Audit
Qualitätspolitik
Qualitätspolitik
Die ISO 9001 stellt Anforderungen für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern, die Lenkung von Dokumenten und der Bewertung durch die oberste Leitung. Da die Norm sehr komplex strukturiert ist, müssen sich die Unternehmen mit dem Management, also der Organisation, Planung und Steuerung des Unternehmens sowie mit der kontinuierlichen Verbesserung auseinandersetzen.
Dennoch ist ein Managementsystem nach der ISO 9001 freiwillig und nicht direkt verpflichtend. Unternehmen sind nicht dazu gezwungen den Vorschriften dieser Norm zu folgen. Mit einer ISO 9001-Zertifizierung setzen Unternehmen lediglich ein Zeichen für ihre Zuverlässigkeit, Qualität und die hohe Stellung der Erfüllung von Kundenbedürfnissen. Kunden sehen darin ein Vertrauenssignal, was der größte Vorteil der ISO 9001:2015 ist.
Planung und Dokumentation des Qualitätsmanagements
Der prozessorientierte Ansatz der Norm fordert eine sehr genaue Prozessplanung und Steuerung aller Abläufe des Unternehmens sowie den Aufbaue einer Qualitätsmanagement-Planung. Diese verpflichtet die Geschäftsführung zur Einhaltung der Qualitäts-Politik und zur Sicherstellung aller Prozesse. Außerdem muss ein Plan für interne sowie externe Audits erstellt und die zugehörigen Maßnahmen eingehalten werden. Um ein Qualitätsmanagement nach der ISO aufzubauen, sollte in regelmäßigen Abständen über die Chancen und Risiken sowie den Ablauf der Auswertungen gesprochen werden.
Die Dokumentation im QM befasst sich sowohl mit der Dokumentenlenkung als auch mit dem Umgang mit Ressourcen und deren Überwachung. Die QM-Dokumentation organisiert die gesamten Dokumente und Prozessbeschreibungen und sorgt somit für eine Erläuterung zu den jeweiligen Norminhalten. Dies erleichtert die Einführung neuer Prozesse und die Einarbeitung von Mitarbeitern ungemein.
> Mehr erfahren über QM-Dokumentation im eQMS.
Interne Audits
Interne Audits sind eine Mindestanforderung um nach ISO 9001 zertifiziert zu werden. Dabei gibt es zum einen das System-Audit, um die Planung und Steuerung nach den Vorgaben zu überprüfen, und zum anderen das Verfahrens-Audit, um auf Ebene der Prozesse und Abteilungen die tatsächliche Anwendung der Vorgaben zu auditieren.
Die internen Audits fördern Verbesserungen oder decken Fehler bei der bisherigen Planung auf. So können Prozessfehler frühzeitig erkannt und Mitarbeiter, die Schulungen benötigen, identifiziert werden.
Alles in allem sorgen die Ergebnisse der Audits für einen Verbesserungsprozess und sensibilisiert die Mitarbeiter für die Zukunft.Die Dokumentation im QM befasst sich sowohl mit der Dokumentenlenkung als auch mit dem Umgang mit Ressourcen und deren Überwachung. Die QM-Dokumentation organisiert die gesamten Dokumente und Prozessbeschreibungen und sorgt somit für eine Erläuterung zu den jeweiligen Norminhalten. Dies erleichtert die Einführung neuer Prozesse und die Einarbeitung von Mitarbeitern ungemein.
> Mehr erfahren über Auditmanagement im eQMS.
Planung und Dokumentation des Qualitätsmanagements
Die Leitlinien für das Handeln ziehen sich durch die gesamte Norm hindurch. Unternehmen und Organisationen legen selbst fest, welche Prozesse zur „Erfüllung der Anforderungen für die Bereitstellung der Produkte und Dienstleistungen“ durchgeführt werden müssen. Die Kern- und Unterstützungsprozesse werden so gesteuert, dass das Unternehmen die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen erfüllen kann. Dafür müssen diese Prozesse systematisch dokumentiert und gelenkt werden.
Folgende Punkte werden beispielsweise mit Prozessbeschreibungen dokumentiert:
Verbesserungen
Verantwortliche
Risiken & Chancen
Auswertung und Überwachung von Kennzahlen
Ressourcen
Kennzahlen und Indikatoren
Abfolge der Schnittstellen
In- und Output
Wie tiefgreifend und auf welche Art die Dokumentation, die auf ISO 9001 basiert, erfolgt, kommt in den in der Norm festgelegten Anforderungen nicht vor. Solange sie für die betriebliche Planung und Steuerung geeignet ist, spielt die Art der Dokumentation keine Rolle.
Empfehlenswert sind diese Unterteilungen:
- Prozessbeschreibungen (PB)
- Verfahrensanweisungen (VA)
- Arbeitsanweisungen (AA)
Das Drei-Stufen-Model
Nach der Norm im Qualitätsmanagement ISO 9001:2015 gibt es drei unterschiedliche Stufen der Zertifizierung und Auditierung. Die ISO unterteilt diese in das „First Party Audit“, das „Second Party Audit“ und das “Third Party Audit”.
Laut der ISO sind die Zertifizierungen aller drei Stufen gleichermaßen zulässig und garantieren alle die Einhaltung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015.
Durch diese Abstufung können Unternehmen ganz einfach mit Stufe 1 beginnen und in das Thema einsteigen. So erhalten sie ein Gütesiegel auf ihrer Webseite und die Kunden wissen direkt, dass die Bedingungen der ISO Norm 9001 umgesetzt wurden. Außerdem verringert das Stufenmodell die Kosten und den Aufwand, um die Anforderungen zu erfüllen.
Damit die Kundenanforderungen sowie weitere Anforderungen erfüllt werden, benötigt ein Unternehmen Qualitätsziele, die im Zusammenspiel mit der Qualitätspolitik sind. Damit man auch behördliche Anforderungen erfüllen kann, sollten dabei Verantwortliche eingeteilt werden, ein Zieldatum sowie ein passender Indikator zur Messung festgelegt werden.
Somit treffen die verantwortlichen Personen für strategische Entscheidungen, damit die festgelegten Ziele in der geplanten Zeit erreicht werden.
Folgende Punkte werden beispielsweise mit Prozessbeschreibungen dokumentiert:
01
First Party Audit
Für Stufe 1 (First Party Audit) führt ein Unternehmen oder Organisation interne Audits durch, um so zu prüfen, ob die Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllt sind.
02
Second Party Audit
Bei Stufe 2 (Second Party Audit) führt eine unabhängige Stelle, wie beispielsweise Kunden oder freie Auditoren das Audit durch, um das Unternehmen zu kontrollieren.
03
Third Party Audit
Erhält ein Unternehmen ein Zertifikat der Stufe 3 (Third Party Audit), wurde das Audit durch eine Zertifizierungsstelle durchgeführt, welches selbst die Vorschriften der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) erfüllen muss.
Qualitätspolitik mit verbindlichen Zielen
Die Qualitätspolitik, die durch die Geschäftsführung vorzugeben ist, ist laut dem Qualitätsmanagement nach ISO 9001 verpflichtend. Diese sollte sowohl zu der Organisation als auch zum Unternehmenskontext passen. Des Weiteren bildet diese den Rahmen für die Ziele des Unternehmens. Demnach baut eine gute Unternehmenspolitik auf Mission und Vision auf und sorgt für eine hochwertige Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität. Einfach gesagt ist sie Bestandteil der Firmenphilosophie, der jedoch den Fokus ausschließlich auf die Qualität und die Kundenzufriedenheit legt.
Damit die Kundenanforderungen sowie weitere Anforderungen erfüllt werden, benötigt ein Unternehmen Qualitätsziele, die im Zusammenspiel mit der Qualitätspolitik sind. Damit man auch behördliche Anforderungen erfüllen kann, sollten dabei Verantwortliche eingeteilt werden, ein Zieldatum sowie ein passender Indikator zur Messung festgelegt werden.
Somit treffen die verantwortlichen Personen für strategische Entscheidungen, damit die festgelegten Ziele in der geplanten Zeit erreicht werden.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ISO 9001 Zertifizierung zwar nicht zwingend notwendig ist, jedoch vielerlei Vorteile mit sich bringt.
Allgemein geht es primär um die Implementierung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems und somit um die Verbesserung von Prozessen, damit die Kundenbedürfnisse besser verstanden werden können. Hierfür definiert die Norm DIN EN ISO 9001 grundlegende Anforderungen, die auch für jegliche Arten von Branchen und Organisationen gelten. Zu den Vorteilen gehören zum Beispiel die Erhöhung der Wettbewerbschancen und der Kundenzufriedenheit, aber auch die Optimierung durch systematische Prozessabläufe.
Zusammengefasst werden durch die Norm die Grundsätze des Qualitätsmanagements gefordert. Diese lauten:
Damit die Kundenanforderungen sowie weitere Anforderungen erfüllt werden, benötigt ein Unternehmen Qualitätsziele, die im Zusammenspiel mit der Qualitätspolitik sind. Damit man auch behördliche Anforderungen erfüllen kann, sollten dabei Verantwortliche eingeteilt werden, ein Zieldatum sowie ein passender Indikator zur Messung festgelegt werden.
Somit treffen die verantwortlichen Personen für strategische Entscheidungen, damit die festgelegten Ziele in der geplanten Zeit erreicht werden.
Häufige Fragen
Die ISO 9001 ist eine international anerkannte Norm und legt Grundlagen für Qualitätsmanagementsysteme für Unternehmen jeder Größer und Branche fest, um so deren Kompetenzen nachweisen zu können.
Eine Zertifizierung wird nicht durch einen Auditor durchgeführt, sondern durch durch die Zertifizierungsstelle in Form von einer „benannten Person“. Diese Person überprüft die Dokumentation des Zertifizierungsaudits, vor allem den Auditbericht, um schließlich das Zertifizierungsverfahren freizugeben. Dies ist dann drei Jahre gültig.
Kurz gesagt thematisiert die ISO 9001 die Qualitätssicherung eines Unternehmens. Mit einer Zertifizierung kann ein Unternehmen das Vertrauen potenzieller Kunden gewinnen und deren Zufriedenheit erhöhen. Des Weiteren können Fehler reduziert und die Produktivität sowie Qualität gesteigert werden.
Die aktuelle Version der Norm ISO 9001 ist seit dem 15.09.2015 in Kraft und wurde von der International Organization for Standardization (ISO) verfasst. Die Deutsche Fassung ist die DIN EN ISO 9001:2015-11.
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